1 ноября 2010 года на оперативном совещании Правительства Свердловской области начальник Управления архивами Свердловской области А.А. Капустин выступил с отчетной информацией «О работе государственных архивов Свердловской области по удовлетворению социально-правовых запросов граждан».
Из 5 миллионов архивных дел, сосредоточенных в архивных учреждениях Свердловской области, 1,5 миллиона единиц хранения архивных документов отражают трудовые отношения и имеют непосредственное практическое применение, связанное с пенсионным обеспечением и социальной защитой граждан.
Деятельность государственных архивов Свердловской области (далее – областные государственные архивы) по исполнению социально–правовых запросов (далее - запросы) граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», Законом Свердловской области от 25 марта 2005 года № 5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области» («Областная газета», 2005, 30 марта, № 82-84).
В соответствии с пунктом 3 статьи 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные и муниципальные архивы, архивы организаций исполняют запросы граждан социально-правового характера на безвозмездной основе.
В рамках реализации административной реформы и в целях упорядочения административных процедур при организации исполнения социально-правовых запросов граждан разработан и утвержден приказом Управления архивами Свердловской области от 24.12.2009 № 01-07-190 Административный регламент предоставления Управлением архивами Свердловской области государственной услуги по организации исполнения запросов российских граждан, связанных с их социальной защитой, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В соответствии с постановлением Правительства Свердловской области от 29.10.2007 г. № 1053-ПП «О предоставлении мер социальной поддержки пользователям архивными документами, находящимися в государственной собственности Свердловской области» меры социальной поддержки предоставляются инвалидам и участникам войн, реабилитированным лицам и лицам, признанным пострадавшими от политических репрессий, а также почетным гражданам Свердловской области, лицам, награжденным знаком отличия Свердловской области «За заслуги перед Свердловской областью» III степени. Для указанных категорий граждан производится бесплатное исполнение их запросов, касающихся имущественных отношений, личных неимущественных прав; производится бесплатное копирование архивных документов; сокращается срок исполнения их запросов до 10 рабочих дней.
За период с 2005 по 2010 годы количество запросов граждан выросло в 2 раза. Всего за указанный период областными государственными архивами исполнено 122,809 тысяч запросов граждан. Динамика исполнения запросов представлена в следующей таблице.
Наименование показателя | Количество исполненных запросов, тыс. |
| 2005 год | 2006 год | 2007 год | 2008 год | 2009 год | на 1 октября 2010 года |
| Количество исполненных запросов граждан социально-правового характера | 14,953 | 16,782 | 19,110 | 22,303 | 27,549 | 22,112 |
По тематическому признаку запросы в процентном соотношении распределяются следующим образом:
60 процентов - о подтверждении трудового стажа, сведений о заработной плате;
20 процентов - о факте призыва на действительную военную службу, участия в боевых действиях, гибели, получения ранений, пребывания в фашистском плену, пропажи без вести во время Великой Отечественной войны, о пребывании в эвакуации;
15 процентов - о подтверждении факта награждения орденами, медалями, почетными грамотами, знаками, присвоения почетных званий;
10 процентов - о фактах рождения, смерти, брака, пребывания в детских домах, об учебе и другие;
5 процентов - о фактах применения массовых политических репрессий в отношении граждан Советского Союза и лиц без гражданства в период 1920 - 1970 годов, а также о фактах раскулачивания.
В процессе организации исполнения запросов граждан в отношении подтверждения трудового стажа, сведений о заработной плате Управление архивами Свердловской области и областные государственные архивы взаимодействуют с Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Свердловской области. В целях организации взаимодействия Управление архивами Свердловской области и Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Свердловской области утвердили 26.11.2009 План совместных мероприятий Управления архивами Свердловской области с Отделением пенсионного фонда Российской Федерации по Свердловской области по подготовке к реализации Федерального закона от 24.07.2009 № 213-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признания утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».
В настоящее время требует решения вопрос об установлении межведомственного электронного документооборота между областными государственными архивами, муниципальными архивами и Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Свердловской области. При реализации данного проекта гражданину будет достаточно обратиться в учреждение Пенсионного фонда Российской Федерации, которое, с согласия гражданина, самостоятельно сделает запрос в архивное учреждение. Это существенно упростит и ускорит процедуру установления пенсии. Первым шагом к решению этой задачи стало создание и ведение государственным бюджетным учреждением Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» единой базы данных сведений о наличии и месте хранения документов по личному составу в государственных и муниципальных архивов Свердловской области. Ежегодно обновленная версия базы данных направляется для совместного использования в Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Свердловской области.
Внедрение электронного документооборота с подразделениями Пенсионного фонда Российской Федерации в архивных учреждениях Свердловской области требует обновления и увеличения парка компьютерной и офисной техники, расширения пользования услугами электронной связи посредством электронной почты, наличием необходимого оборудования. Внедрение электронного документооборота связано также с необходимостью приобретения программного комплекса, обеспечивающего конфиденциальность информации.
В организации работы по исполнению запросов в областных государственных архивах используется 22 тематические базы данных («Именной каталог», «Каталог госучреждений», «Решения Свердловского облисполкома», «Решения Свердловского горисполкома», «Административно-территориальное деление», «Решения партийных органов» и другие). В рамках областной государственной целевой программы «Информационное общество в Свердловской области» на 2010 – 2014 годы предусмотрены мероприятия по созданию автоматизированной информационной системы по документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в государственной собственности Свердловской области, реализация которых позволит приобрести программно-аппаратные средства, провести модернизацию и интеграцию имеющихся программных средств, обеспечить представление информационно-поисковой системы по архивным документам в сети Интернет.
В 2009 году учреждениями Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Свердловской области было проведено 49 сверок архивных документов с архивными справками, исполненными государственным бюджетным учреждением Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» и его филиалами, замечаний по качеству архивных справок выявлено не было. Все запросы областными государственными архивами исполняются в установленные законодательством Российской Федерации сроки.
Однако только своевременный прием документов по личному составу на хранение в архивы при ликвидации организаций является гарантом обеспечения их сохранности и предоставления гражданам социально значимой информации.
В настоящее время в Свердловской области действует специализированное государственное бюджетное учреждение Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» и 6 его филиалов в управленческих округах Свердловской области (города Артемовский, Ирбит, Кушва, Дегтярск, Карпинск, Каменск-Уральский). Все филиалы расположены в приспособленных зданиях и помещениях, в двух произведен капитальный ремонт, и они, в основном, соответствуют требованиям по хранению архивных документов.
В перспективе, с учетом развития электронного документооборота с установлением защищенных каналов связи при передаче персональных данных, наиболее оптимальным и экономически выгодным решением будет дооборудование архивохранилищ в филиале в городе Дегтярске (улица Калинина, дом 31-А), где в настоящее время используется 50 процентов площадей.
